晉升主管後時間分配困難,怎麼辦?

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國華老師好,晉升業務主管之後的時間分配很難調整。

在屬員、夥伴還沒達成目標業績之前,無法安心做自己的業績,又在幫他們與不幫之間掙扎,搞得兩邊都不好,

促約跟約訪客戶時間變少,個人成交率降低,我該如何是好呢?


 

關於時間不夠,導致個人與團隊的績效表現不理想,我來給你一些建議參考。

 

你的問題,是一個晉升主管後常見問題,我從保險行銷、領導力與時間管理三個角度,為你提供一些具體的方向與策略,幫助你在帶領團隊與維持個人成績之間取得平衡。

 

1.制定明確的時間管理策略

身為主管,時間的分配將直接影響你的業績和團隊的表現。

 

我建議你採取「分區時間管理」的方法:

  • 固定專屬時間:
    將一天或一周分割出專屬時間段,專注於自己的業務開發,確保自己不因幫助團隊而忽略個人業績。
    這個專屬時間應該堅持執行,不被其他事情打斷。
    請記住,表率權絕對是你帶團隊最為有效的策略,若你在組織大型化之前無法以身作則的把績效完成,是很難贏得團隊向心力的。
  • 團隊時間:
    為團隊成員留出固定的培訓或輔導時間,在這段時間裡,專心協助屬員提升能力。
    透過這種「專注」時間管理,不僅能幫助團隊成員提高業績,還能避免您個人業績受影響。

 

這裡,我再幫你補充你身為業務主管的職責。

  • GTD: Group Training and Development. 群體培訓和發展
  • PRP: Performance Review and Planning conference. 績效評估和計劃會議
  • ITD: Individual Training and Development. 個人培訓和發展
  • FOD: Field Observations and Demonstrations. 現場觀察和示範

 

尤其是FOD,主要是現場觀察並且詳實紀錄,在回程或是隔天的二次會議時候,給予夥伴拜訪建議,這樣夥伴才能成長的跟你一樣棒!是要FO為主FD為輔,真的有必要,你才是抓回主導權,由你跟客戶溝通。

 

2.培養團隊的獨立性與責任感

幫助團隊成員成長是主管的重要任務,但不能事事親力親為,否則會影響他們的獨立性。我建議你可以:

 

  • 設定目標與期望:
    與團隊成員溝通,讓他們了解自己的業績責任,並為每個人設定清晰可量化的短期與長期目標。
    這樣可以減輕您對他們過多依賴的壓力。這在第一個問題的解答中,我有跟你提到,了解動機、實際需求,你更能滿足每一位夥伴的需求。記得「發現需求,滿足需求,就是最好的激勵」當然也是最好的領導。

 

  • 培養領導力:
    幫助他們學會自己解決問題,鼓勵團隊成員主動提出解決方案,而不是單純依賴您。
    這不僅提升他們的能力,也讓您有更多時間專注於自己的業績。

 

過去聽演講的時候,我聽到講師說,西屋電腦總經理席迪勒辦公室門口就掛著一個牌子,上面寫「不要帶問題給我,帶答案來。」這讓我印象深刻。

的確,自己若先研究、想過,這樣問題已經解決一半,這時候再藉由你的視角,幫夥伴查缺補漏,這樣的效果不但好,對你時間可以節省,對夥伴也能養成自己找答案的好習慣。

 

 

3.運用「以終為始」的思維

運用「以終為始」這個領導法則,你需要清楚定義自己作為主管和業務顧問的核心目標:

  • 個人業績與團隊發展的平衡:確定你希望自己在半年或一年內達到的個人和團隊目標,並以此為基礎來分配時間。
    你可以考慮每週將大約60%時間用於個人業務(畢竟你現在規模小,個人業績貢獻應該要大一點),40%時間用於團隊發展,隨著團隊成員能力提升,逐步調整比例。

 

過去我是彈性處主管(非正式主管)的時候,我也是自己就扛了一半以上的團隊業績,而且我不但要陪同、還要開會,自己還得把團隊業績目標,夥伴完成不了,我必須補上。

所以,我懂你的辛苦。

  • 長遠目標規劃:你作為團隊的領袖,最終目的是讓團隊能夠自我驅動,同時你能達到MDRT標準的個人業績。
    在每一個決策、行動之前,務必先問過自己:「這是否能同時支持我的個人和團隊目標?」可以,做!不可以,請三思。

 

4.運用技術工具提升效率

時間有限,工作需求卻無止境,因此有效利用技術工具能幫助您提升效率:

  • CRM系統:
    運用公司的客戶關係管理系統(CRM)來追蹤自己和團隊的進展,這不僅能幫助您規劃跟進客戶,也能有效檢視團隊成員的工作狀態。我知道國泰的業務支援系統可以說是業界翹楚,能善用工具來管理,這也是非常有效率做法之一。
  • 線上協作工具:
    若是你覺得公司的系統工具無法支援你的需求,你也可以利用其他如Asana等工具,協助安排團隊任務,讓成員能夠自主追蹤進度,減少你不必要的介入。
  • Asana 是一款多功能的工作管理平台,強調目標對齊和進度追蹤。
    它支援更複雜的專案流程,並提供豐富的視覺化工作流,如甘特圖、任務依賴、里程碑等功能,特別適合處理多樣化的任務與跨團隊協作​
  • 適合的團隊:大型企業或需要處理複雜項目的團隊。Asana 提供進階的工作報表、目標追蹤,並支援 OKR(目標與關鍵結果)的管理​

 

我附上他的官方網站給妳,你有興趣點進去看一下!

https://asana.com/zh-tw

 

5.重新定義成功的指標

主管的成功不僅在於個人的業績表現,還在於團隊的整體成長。當你感到時間分配有壓力時,請記住這一點:

  • 雙重目標:
    將你個人的業績達成,和團隊成員的進步,你必須共同視為成功的指標。
    每當屬員達成階段性目標時,你也應該感受到這是你的成就。
    畢竟,「不在其位,不謀其政」你要懂得將自己的個人光環慢慢的轉移到你夥伴身上,他們成功,才是你最大的成就。

 

最後,我幫你做個結論。

成為主管後,時間的確變得更加珍貴,更加考驗著你要有策略地分配時間、培養團隊獨立性、明確定義目標,並且運用技術工具,你能同時推動個人和團隊的成功。

記住:「帶領他人飛翔的同時,你也正在提升你自己。」

希望這些建議對你有所幫助,也期待你早日取得雙贏的好成績!

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